情景再现

A公司承接了TNS集团项目，项目经理曹杰已经在合同签订后拜访了客户，并与客户的项目负责人王经理进行了沟通。经过近1周的准备，曹杰将启动会安排在下周一上午9：00—10：00举行。

为了让启动会起到较好的效果，曹杰打算邀请客户的几位领导也来参加，于是准备和王经理电话沟通一下，但是一看时间，已经是周五下午5点钟了。明天客户不上班，下周一上午会议就要召开了。

曹杰有点着急了，这才发觉这一周光忙着和客户经理交接资料、组织团队、准备PPT，疏忽了与客户详细沟通启动会的事，于是匆匆忙忙给王经理打电话。

“嘟嘟…..”电话那边一直忙音。“这可怎么办？”曹杰紧张地自言自语道。继续打，电话那头还是一直“嘟嘟…….”。大概10分钟过去了，王经理的电话总算接通了。

曹杰：“喂，是王经理吗？我是A公司的项目经理曹杰！”

王经理：“是我，曹经理好，请问有什么事吗？我这边马上要下班了！”

曹杰：“哎呀，王经理，有一件非常重要的事情要和您沟通。”

王经理：“嗯，曹经理，您说是什么事情，抓紧时间说，我明天还有几件很重要的事情需要处理，晚上还得回去准备点资料呢。”

曹杰：“王经理，是这样的，我已将下周一项目启动会的安排发邮件给您了，不知道您有没有收到，请问您现在可以抽时间看看吗？”

王经理：“啊?！下周一要开启动会，现在您才来沟通会议内容?我这里一点准备都没有啊，您怎么不早点给我沟通会议的具体事宜呢？您是怎么安排这事的呀？这么大的事情都不先和我沟通好，只是告诉我下周要开启动会，具体会议议程、参会人员、怎么组织都没有和我商量，您现在搞突然袭击？！”

曹杰拼命地道歉：“是，是，王经理，这事儿是我的错，一忙起来就给疏忽了！您看这样好不好，辛苦您一下，我现在马上到您办公室来当面给您汇报一下启动会的组织安排。”

王经理沉默了很久，才回了一声：“那您过来吧!我在办公室等您！”

情景分析

这个项目情境反映出了项目启动过程中几个方面的问题，包括启动会召开的时点、与客户沟通时应该注意的细节，以及如何做好会议召开前的准备工作。

会议召开时机

启动会应该在什么时候召开呢？一般来说，当项目经理接到任命，已经有了明确的目标和初步的核心团队成员后，就可以召开启动会了。这个时候召开的启动会，通常“形式大于内容”，只是作为一个项目的启动标志，同时让团队成员知晓项目的目标和意义，并获得相关领导和资源的支持。

启动会的时间通常都比较短，会议议题也比较简单，一般包括：宣读项目经理的任命文件（如项目经理任命书或项目章程等）；项目经理简要介绍项目工作情况；介绍参与项目工作的相关部门及具体的团队成员；项目涉及部门的领导讲话；如果有可能，应该尽量邀请更高级别的领导参加会议，并做最后的总结发言。

内容看似简单，实际上启动会的作用却不可低估。通过这种正规、严肃的形式，让团队成员理解项目的重要性，进而认识到自己即将承担的工作的价值和意义，这将有助于调动大家的积极性和主动性，同时也有利于团队凝聚力的形成与加强。

更重要的是，通过这种严肃的方式，将项目经理的职责和权力予以明确，并能在第一时间得到相关部门领导的认可和支持。这对日后项目工作的全面展开，项目经理获得这些部门的资源将起到很好的铺垫作用。

特别是，如果能邀请到更高级别的领导出席，将非常有助于凸显该项目的重要性，这对加强项目经理的权力，赢得相关资源部门的重视和支持将很有帮助。

与客户及时沟通

上述情境中，项目经理曹杰意识要召开项目启动会，这一点上没有错，但是他的失误在于忽略了与客户的及时沟通。对于很多行业、领域的项目来说，大量的具体项目活动都是由项目团队及协作单位分别或配合完成的。但是，在项目实施过程中，客户的适度参与，将会对工作的执行与推进起到非常重要的促进作用。

所以，很多情况下，除了要满足客户一方对工作进展信息的需要，在适当的情况下，还应该做好必要的客户参与活动，也就是将客户拉入我们的执行团队，让他们参与具体的项目工作活动，并承担一定的责任。这既有利于缓解团队资源紧张的矛盾，还能让客户体会到参与的成就感，进而更乐于促进项目工作的推进。

联合召开项目启动会，就是一种很好的相关方参与的活动。邀请客户项目接口人、相关部门负责人参加启动会，不但让客户一方知晓我们对该项目的重视程度，同时也可以让对方在第一时间清楚理解自己在项目执行过程中应该承担的相应责任。

然而，涉及客户一方在项目启动会上的所有安排、计划，都必须提前与对方做好充分的沟通。毕竟甲乙双方分属不同的单位，都有各自不同的工作习惯和计划安排。特别是在参会人员的邀请问题上，除了具体的行程、时间不要出现冲突外，在参会人员彼此之间的部门利益、甚至个人关系等方面，更要做到考虑周全，不能出现疏漏。

类似这种细节问题，仅凭项目经理个人是很难做到规划得准确、恰当的，这就需要与客户的项目接口人做好充分的沟通。在上面这个具体情境中，客户的王经理就是最佳人选。他更熟悉自己单位的具体情况，可以更方便地把握分寸与尺度。

这个看似简单的问题，实际上有很多细节需要关注，包括领导发言的顺序、讲话内容的确定等，所以往往需要经历多次的沟通。如果像该情境中的描述，事到临头了搞“突然袭击”，不但会招致对方的反感，期望的会议目标也往往很难实现。

特别是，启动会是一个项目的正式开端，如果刚刚开始就让客户感到不满，很容易使对方产生偏见，甚至质疑项目经理的态度和能力。一旦形成了这样的认知，将非常不利于未来项目工作的开展。

做好准备工作

会议是一种最为严肃和正式的沟通形式，常用于讨论复杂问题，做出正式的决策。

开会就要有结果，为了保证实现既定的目标，会议组织者必须在会前做好充分的准备工作，包括：确定具体的会议时间和地点、确定参会人员、编制会议议程、做好会议时间规划等，并将上述信息至少提前一天通知具体参会人员（特别注意：这时候通知相关方仅仅是为了起到提醒的作用。具体内容的确定，一定是在与相关方协商并达成一致的基础上确定下来的）。

在参会人员的确定上，一定要把握“相关”原则：与会议内容有直接关联的相关方才能参会。如果需要对方在会上发言，或者在会上做出任何决策、承诺，一般要在会议召开前通过单独沟通的方式对内容予以确认，以避免在会上出现议而不决或争执的情况。

如果有某位关键相关方因故不能出席，并且没有其他远程参会的可能（如通过电话、网络、多媒体设备等手段），除非有得到充分授权的替代者，否则宁可会议改期，也不要在关键相关方缺席或无权应答的替代者参与的情况下举行会议。因为关键相关方的缺席，这样的会议往往难以得到确切的结论，无法实现预期的会议目标。

项目启动会看似简单，但如果不注意上述细节，反而可能弄巧成拙，造成不良的影响，甚至给整个项目的实施过程埋下隐患，因此必须认真对待，不可掉以轻心。

情境回顾

1.项目启动会能够帮助团队成员明确目标、提振团队士气、获得更多关注，有助于得到更多的资源和支持。

2.项目启动会是相关方合理参与项目的好机会，有助于相关方在第一时间清楚理解自己在项目执行过程中应该承担的责任。

3.涉及客户一方在项目启动会上的所有安排、计划，都必须提前与对方做好充分的沟通。

4.召开项目启动会需要提前确认议程，邀请相关人员参加，避免重要相关方缺席。

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